Kontynuując wpis o zarządzaniu projektami  Prince2 a GDMM, chciałbym rozszerzyć opis metodyki o kilka interesujących i przydatnych w praktyce szczegółów. Cytowane informacje pochodzą z podręcznika PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami – wydawnictwo TSO Londyn i Crown 2010.

“PRINCE 2- metodyka, która wspiera wybrane aspekty zarządzania projektem” Prince, to może Książę wśród metod zarządzania projektami , lecz nazwo to akronim pochodzący od  = Projects in Controlled Enviroment – tj. “projekty w sterowalnym środowisku”.

Mankamentem standardu szkolenia jest to , że nie przedstawia uczestnikom kursu wzorcowego , finalnego dokumentu opracowanego dla przykładowego projektu. Omawia się szczegóły, jak powinno się wykonać dokumentację, ale produktu nie widać. Wygląda to tak, jakby opisywać Księcia, ale nigdy go nie zobaczyć na własne oczy. 🙂

Zbyt mały nacisk kładzie się na ułatwienie zrozumienia logi  metody. Wydaje się, że gdyby ustawić ją pod zestaw pytań tzw. dziennikarskich, byłoby to bardzie zrozumiałe (kto, co, po co, dlaczego, gdzie, w jaki sposób?).

Wiele informacji opisanych w Prince2 jest przydatne dla porad udzielanych  na stronie  Złotych Rad Biznesu.

A. Zagadnienia wstępne

1. Projekty realizuje się , aby organizacja (firma) utrzymując bieżące działania biznesowe mogła :  ” przekształcić bieżące działania biznesowe tak, aby przetrwać i konkurować z innymi w przyszłości”.

2. “Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego”.

3. Projekt od zwykłej działalności biznesowej odróżnia: zmiany (służą do wprowadzenia zmian), tymczasowość, wielofunkcyjność, unikalność, niepewność (“Projekty niosą za sobą większa niepewność niż zwykła działalność biznesowa”- zagrożenia i szanse)

4. ” Zarządzanie projektem jest to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć cele projektów w granicach docelowych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyk. ”  Stosuje się metodę: Planuj-> deleguj-> Monitoruj-> kontroluj.

5. Struktura Prince2 – to nierozerwalne , konieczne do spełnienia 4 elementy:

a) Pryncypia (zasady) – jest ich 7 (bez ich spełnienia nie ma mowy o PRINCE2) Jest to: *ciągła zasadność biznesowa, * korzystanie z doświadczeń, * zdefiniowane role i obowiązki, * zarządzanie etapowe, * zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji, * koncentracja na produktach, * dostosowanie do warunków projektu

b) Tematy (aspekty projektu, którymi trzeba ciągle się zajmować)  też jest ich 7 (*Uzasadnienie biznesowe, *Organizacja *jakość, * plany, * Ryzyko, * zmiana, * postępy)

c) Procesy -“Opisują one krok po kroku działania podejmowane w całym cyklu życia projektu od jego przygotowania do zamknięcia . Każdy proces dostarcza listy kontrolnej, zalecanych czynności, produkty zarządcze oraz związane z nim obowiązki.”

W tym aspekcie PRINCE2 może być bardzo przydatny do tworzenia mojej Globalnej Dynamicznej Mapy Myśli – w szczególności list kontrolnych oraz metod zarządzania wykonaniem danego projektu.

d) Środowisko projektu (dostosowanie do danej firmy)

PRINCE2 jest niesamowitą metodyką. Pozwala ona mieć kontrolę nad projektem na każdym etapie oraz we wszystkich dziedzinach (tematach). Przede wszystkim chroni organizacje przed zaangażowaniem się w niepotrzebny lub nieopłacalny projekt. Odbywa się to dzięki  sterowaniu etapowym . Polega to na tym, że aby rozpocząć projekt należy najpierw przejść przez etap Przygotowanie Projektu – bez angażowania pieniędzy i innych zasobów. Jeśli wstępna analiza wypadnie pomyślnie zaczyna się przygotowania szczegółowe do realizacji projektu i tworzy się dokument pozwalający zarządzać projektem zwany DIP = Dokumentacja Inicjowania Projektu. Dopiero potem można zaczynać wytwarzać produkty specjalistyczne w kolejnych etapach  projektu, zaangażować ludzi, czas i pieniądze. W jednym czasie wykonuje się tylko jeden etap zarządczy (mogą w nim nakładać się różne etapy techniczne) – za każdym razem potrzebne jest kolejne zezwolenie na rozpoczęcie pracy (Komitet Sterujący zezwala na kolejne etapy, a Kierownik Projektu na realizacje Grup zadań).  Zezwolenie może nie być udzielone, jeśli zmiany projektu lub zmaterializowane zagrożenia (ryzyka)  spowodowały utratę Uzasadnienia Biznesowego. Każdy w zespole wie co i kiedy ma robić, jak ma współpracować z innymi, jak raportować, komunikować się ze sobą. W metodyce reprezentowane są interesy wszystkich stron projektu (biznesu- przewodniczący, użytkownika, dostawcy i co ciekawe osób, których projekt dotyczy tzw. interesariuszy- także tych spoza firmy np. dziennikarzy, mieszkańców itp.). W tej metodyce firma może prowadzić projekt samodzielnie lub w kooperacji z innymi firmami.

Zarządzanie projektem jest bardzo elastyczne, dostosowujące się do ciągle zmieniających się warunków realizowania projektu. Wspiera to krótki horyzont planowania (horyzont planowania – “planować należy tylko z taką szczegółowością jaka umożliwia zarządzanie i jest możliwa do przewidzenia” )  i  jasny zakres tolerancji (ustalają granice delegowanych uprawnień”) parametrów projektowych , jaki przysługuje na każdym szczeblu zarządzania projektem. Dzięki tolerancjom nie trzeba, za każdym razem pytać się o pozwolenie przełożonych w przypadku drobnych modyfikacji planów projektu. Pozwala to na większą sprawność działania i nie angażuje kierownictwa w drobiazgi operacyjne , daje mu  czas na ważniejsze działania strategiczne. Dzięki planowaniu i ustalonym zasadom prowadzenia dokumentacji możliwa jest w każdej chwili ocena przebiegu prac projektowych , kontrolowanie zmian i ryzyk (należy pamiętać, że bez planu nie ma kontroli postępów). System nadzoru i kontroli jakości, dają gwarancję, że projekt nie skupi się tylko na działaniach, ale wytworzy to do czego został stworzony – produkt specjalistyczny projektu (koncentracja na produktach – “projekt odnoszący sukces to projektnakierowany na wynik a nie na działanie”).  Zapobiegnie to sytuacji, że” wykonano masę dobrej, lecz nikomu niepotrzebnej roboty”.  :).

W czasie prac projektowych zarządza się konfiguracją produktów (zarządczych i specjalistycznych). Dokumentuje się i klasyfikuje i archiwizuje każdą wersję produktu. Dzięki temu, łatwo można powrócić do wcześniejszych wersji, nie dopuszcza się do istnienia tylko jednej wersji finalnej np. tylko na jednym komputerze tylko jednej osoby – co w razie awarii niweczy prace wielu osób i może nie pozwolić zrealizować projektu na czas.(Przykładem zarządzania konfiguracja może być także blog na WordPress, Wikipedia, dokumenty Google- gdzie automatycznie zapamiętuje się starsze wersje dokumentu – przy pracy grupowej łatwo znaleźć wersję stworzoną przed ingerencją innej osoby)

Metodyka zakłada korzystanie z dotychczasowych doświadczeń zdobytych przy realizacji innych projektów oraz gromadzenie własnych doświadczeń, które przydadzą się w następnych przedsięwzięciach biznesowych. Zaplanowane jest także dokonaniu Przeglądu korzyści dla organizacji już po zakończeniu projektu. Takie podejście PRINCE2 jest także   zbieżne  z moją wizją Globalnej Dynamicznej Mapy Myśli. To właśnie GDMM ma być miejscem gromadzenia doświadczeń i proponowanych schematów działania w określonych sytuacjach. Istnieje jednak pewna różnica, doświadczenia firm, są często zamykane w archiwach i chronione przed konkurencja, natomiast GDMM ma dać ogólnodostępne doświadczenia i wzorce najlepszego działania , które przyspieszą rozwój ludzkości. (Utopia??, Myślenie poza horyzont??)

B. Niektóre  szczegóły dotyczące PRINCE2 , które mnie szczególnie zainteresowały.

Ze względów edytorskich opiszę je w następnym poście Ciekawostki Prince2