Ten post jest kontynuacją wpisu: “Więcej o Prince 2“, Prince2 a GDMM, Prince2 Egzamin.
B. Niektóre ciekawe szczegóły dotyczące PRINCE2 ,
które mogą być przydatne w moich Złotych Radach biznesu.
I. Pryncypia (zasady) –muszą być spełnione wszystkie 7
II. Tematy
- Uzasadnienie biznesowe – czy projekt jest korzystny, wykonalny i potrzebny (korzyści powinny przeważać sumę ryzyka i kosztów) . Korzyści (mierzalne) mogą być finansowe i pozafinansowe. a) Możliwe rozwiązania biznesowe to: *) nie robić nic, *) zrobić minimum *) zrobić coś ponad niezbędne minimum b) Techniki oceny inwestycji: *) pełne koszty (koszty wdrożenia+eksploatacji + utrzymania) *) Korzyści netto (korzyści – koszty [wdrożenia i eksploatacji] , *) Zwrot z inwestycji (ROI) – “Zyski lub oszczędności wynikające z inwestycji (równe korzyściom finansowym netto), *) okres zwrotu – “Obliczenie okresu czasu wymaganego, by zwrot z inwestycji (ROI) “spłacił” sumę pierwotnej inwestycji *) Inne: zdyskontowany przepływ pieniądza – przyszłe korzyści oparte na aktualnej wartości pieniądza (np. dla inflacji 6% wartość pieniądza spada o 50% w ciągu 12 lat), Aktualna wartość netto, Analiza wrażliwości.
- Organizacja -Trzy strony interesów w projekcie – reprezentowane w Komitecie sterującym projektem : Biznes (Przewodniczący), dostawca (Główny dostawca), Użytkownik (Główny użytkownik) : a) poziomy organizacji: Zarządzanie strategiczne (Komitet sterujący), Operacyjne (Kierownik projektu), Dostarczanie produktu (kierownik zespołu) b) Interesariusze – macierz – podział ze względu na wpływ(zerowy, mały, duży- pozytywny i negatywny) i nastawienie do projektu (pozytywne, neutralne i negatywne ) , c) aspekty roli Kierownika projektu: planowanie, praca zespołowa, strategia, kierownictwo liniowe, zarządzanie kosztami, komunikacja, status produktu, potrzeby produktu a potrzeby projektu, zmiany, potrzeby użytkownika, Monitorowanie
- Jakość + kontrola jakości a) Kryteria akceptacji jakości umieszczone w Opisie produktu (Priorytety jakości wg MoSCoW). “Kluczowe wymagania jakościowe będą ukierunkowywały wyb or rozwiązania i wpływać z kolei na docelowe parametry efektywności projektu określone dla terminów, kosztów, zakresu, ryzyka i korzyści.”
- Plany “Przeznaczeniem tematu Plany jest ułatwienie komunikacji oraz sterowanie poprzez określenie sposobów dostarczania produktów (gdzie, jak i przez kogo oraz oszacowanie kiedy i za ile) a) “Filozofia dotycząca opracowywania planów w PRINCE2 polega na ty, w pierwszej kolejności identyfikuje się wymagane produkty, a dopiero potem są identyfikowane działania, zależności i zasoby wymagane do dostarczenia tych zidentyfikowanych produktów.” b) Technika planowania oparta na produktach: PROJEKTOWANIE PLANU -> OKREŚLANIE I ANALIZOWANIE PRODUKTÓW (Sporządzenie opisu Produktu końcowego ->Tworzenie struktury podziału produktów-> Tworzenie diagramu następstw produktów[bardzo ciekawy diagram z działaniami na węzłach, który można wykorzystać do tworzenia wykresów Gantta, czy diagramu ścieżki krytycznej) ->IDENTYFIKOWANIE DZIAŁAŃ I ZALEŻNOŚCI ->SZACOWANIE ->HARMONOGRAMOWANIE ->DOKUMENTOWANIE PLANU.
- Ryzyko “Przeznaczeniem tematu Ryzyko jest zidentyfikowanie. ocena, sterowanie niepewnością, by w rezultacie zwiększyć szansą powodzenia projektu. Podejmowanie ryzyka w projektach jest nieuniknione, ponieważ projekty prowadzą do zmiany , a zmianie towarzyszy niepewność i co za tym idzie ryzyko.” a) Miara ryzyka = [prawdopodobieństwo wystąpienia (dostrzeganego zagrożenia lub szansy) ]* [wielkość jego wpływu na cele] . Dodatkowo ocenia się także bliskość ryzyka , b) Techniki identyfikacji ryzyka: *) przegląd doświadczeń, *) Listy kontrolne ryzyka, *) listy kategoryzujące ryzyka, *) Burza mózgów, *) Diagram struktury podziału ryzyka (moim zdaniem bardzo ciekawy np. wg kryteriów PESTLE – polityczne, ekonomiczne, socjologiczne, technologiczne, prawnych/ustawodawczych, środowiskowych) , c) Techniki szacowania ryzyka: *) drzewa prawdopodobieństwa, *) pieniężna wartość oczekiwana (prawdopodobieństwo [w%] * wpływ [w zł], *) Zasada Pareto, *) Macierz prawdopodobieństwo(od b.niskiego do b. wysokiego)/wpływ (od b. małego do b.dużego)
- Zmiana a) Priorytety wg MoSCoW (Moskwa) – Must have (musi być spełnione), Should have (powinno być spełnione), Could have (może być spełnione), Won’t have (nie będzie spełnione na razie, b) Przy wdrażaniu możliwych rozwiązań porównuje się korzyści z kosztami i skutkami
- Postępy “Przeznaczeniem tematu Postępy jest ustanowienie mechanizmów monitorowania i porównywania faktycznych osiągnięć z planowanymi, dostarczania prognozy dotyczącej możliwości osiągnięcia celów projektu i utrzymania jego ciągłej zasadności oraz kontrolowania wszelkich nieakceptowalnych odchyleń”.
III.Procesy
Projekt musi mieć co najmniej 2 etapy – inicjowania i realizacji. Jeden z ważniejszych dokumentów w projekcie to DIP (Dokumentacja Inicjowania Projektu)
Zarządzanie etapowe, zezwalanie na każdy etap po analizie bieżącego etapu i aktualności uzasadnienia biznesowego